Lebensnotwendig und (k)ein Plug & Play

In der Corona-Krise hat es sich wieder gezeigt, wie wichtig eine stabile Zahlenbasis für die sichere Navigation ist. Dass diese im Mittelstand immer noch zu oft manuell erzeugt wird, überrascht dabei ziemlich.

Gute und stabile Kennzahlen als Grundlage für die Unternehmenssteuerung sind essentiell für das Überleben eines Unternehmens. Dabei geht es nicht nur um die Finanzkennzahlen. Auch Produktions- und Prozesskennzahlen, Lagerbestände und Supply Chain mit aktuellem Stand im Blick zu behalten ist für viele die Grundlage einer erfolgreichen Navigation durch den Sturm.

In unserer täglichen Praxis erleben wir aber immer noch, dass (zu) viele mittelständische Unternehmen auf papierbasierte Prozesse, individuelle und oft fehlerbehaftete Excel-Listen, veraltete Daten aus der Buchhaltung und ein gutes Bauchgefühl vertrauen. Es hat ja die letzten Jahre auch so funktioniert.

Wenn wir diese Unternehmen auf die Vorteile von Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (ERP) ansprechen, dann werden wir oft darauf verwiesen, dass die Systeme zu teuer und zu fehleranfällig sind und überhaupt nicht das bringen, was man erwartet. Diese Aussage stimmt, wie so oft, nur zum Teil.

Zwei von drei ERP-Projekten scheitern

Es stimmt, dass die meisten ERP-Projekte nach deren Einführung nicht die Erwartungen erfüllen, die man sich versprochen hat. Wenn wir aber etwas genauer auf die Gründe schauen, dann ist es oft ganz banal und vergleichbar mit den Fehlern der gescheiterten Digitalisierungsprojekte:

Das Drittel, das seine Projekte erfolgreich umsetzt, kennt seine Ziele, Anforderungen und die Ausgangslage oder sie bauen auf einen erfahrenen und unabhängigen Partner auf Augenhöhe, der sie unterstützt und all das erarbeitet, BEVOR eine Entscheidung für Software und IT-Implementierungspartner getroffen wird.

Die Glaskugel des IT-Implementierungspartners ist von innen beschlagen

Die Hauptfehler der gescheiterten Projekte sind ganz grundlegender Art:

Fehler #1: „Standardsoftware“ und „Branchenlösung“ bedeutet nicht, dass Unternehmen ein System 1:1 und ohne technische oder organisatorische Anpassungen bei sich einführen können.

Fehler #2: Der IT-Implementierungspartner kennt sein Unternehmen, nicht das seines Auftraggebers. Er kennt seine Prozesse, nicht die seines Kunden. Diejenigen die scheitern, gehen davon aus, dass der IT-Implementierungspartner schon weiß, wie er das System einzurichten hat, damit es im Unternehmen funktioniert.

Fehler #3: Der IT-Implementierungspartner ist kein Unternehmensberater. Er trägt die Brille des Softwarelieferanten und nicht die des Auftraggebers. Das gilt nicht nur bei der Implementierung, sondern auch schon bei der vorgelagerten Vertragsverhandlung. Sich auf die Vertragsvorlagen der IT-Implementierungspartner zu verlassen, kann man machen – geht aber in der Regel schief. Es gilt: Gute Verträge für Softwareprojekte zu verhandeln braucht Erfahrung und kostet Zeit und Nerven. Aber die investierte Zeit macht sich über die Laufzeit der Software mehr als bezahlt.

Fehler #4: Unklare Erwartungen und damit ungenaue Anforderungen an die erhofften Effekte der Implementierung. Zu oft wird auf die Marketingfolien vertraut und die betriebliche Ausgangslage vergessen.

Fehler #5: “If you pay peanuts you get monkeys…“ oder vereinfacht: Der Fokus wird oft auf möglichst geringe Tagessätze und Einkaufspreise der Software, statt auf hohe Qualität und niedrige Gesamtprojektkosten und niedrige Betriebskosten gelegt.

Auch bei Standardsoftware gilt: Es gibt kein Plug & Play!

Über die Jahre haben wir gelernt: Erfahrung in der Umsetzung hilft! Viele unterschätzen, wie nützlich Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen und Projekten ist, um frühzeitig die Klippen zu erkennen und sie zu umschiffen.

Darüber hinaus braucht es ein gemeinsames Verständnis, über die Ziele und die Absprungbasis. Und es braucht die Erkenntnis, dass ein ERP-Projekt nicht mal „nebenbei“ eingeführt wird. Wir reden hier über die (künftige) zentrale Steuerungseinheit Ihres Unternehmens.

Unabhängigkeit ist Trumpf

Was ist ein wesentlicher Vorteil? Unsere Unabhängigkeit in der Beratung. Wir sind nicht der Vertrieb einer bestimmten Software. Wir können uns individuell auf das Unternehmen sowie seine Ausgangslage und Ziele einstellen und die richtigen Entscheidungen herbeiführen.

Wir verstehen uns als Unternehmer für Unternehmen. Daher betrachten wir immer den Gesamtnutzen und die Gesamtkosten eines Projektes. Was unseren Kunden keinen Nutzen bringt, werden wir auch nicht umsetzen, denn bei uns gilt, dass Digitalisierung kein Selbstzweck sein darf.

Über den Autor: Steffen Moldenhauer ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung STRATEGY PIRATES® GmbH & Co. KG. Er beschäftigt sich schon seit Mitte der 1990er mit Digitalisierung, Internet und Prozessen.

Für Fragen und Unterstützung steht unsere Mannschaft gerne jederzeit unter captain@strategy-pirates.de zur Verfügung.