Dokumenten-Managementsystem bundesweit implementieren

Projektziele:

  • schnelle, einfache Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten
  • Verbesserung der Flexibilität und Qualität

Projekt-Eckpunkte:

  • Technologie-Transfer 80% 80%
  • Kosteneinsparungen 75% 75%
  • Change-Management 60% 60%

Projekt-Details

Ausgangslage:

Der Kunde hat ein QMS in welchem Dokumente über einfache Laufwerke vorgehalten und ausgetauscht werden. Prozessowner, Experten, und Freigeber senden sich Dokumente bei der Erstellung und dem Freigabeprozess per Mail zu und hinterlegen auf den örtlichen Laufwerken. Die QM-Abteilung hält als zentrale Stelle alle Dokumente vor. 

Vorgehensweise:

  • Analyse der Ausgangslage in Produktion und IT
  • Durchführung einer Ausschreibung am Markt
  • Design und Entscheidung neue Lösung
  • Verhandlung mit den Lieferanten
  • Implementierung neue Lösung

Ergebnis:

  • Reduktion Mailverkehr
  • Standardisierung der QMS-Dokumentation
  • Deutliche Reduktion der Ausdrucke
  • Deutliche Erhöhung der Flexibilität im Dokumentenworkflow

Weiterführende Projektdetails

Um ein solches Projekt schnell, effizient und zukunftsfähig umzusetzen, wurden folgende Kompetenzfelder eingesetzt:

Eingesetzte Kompetenzfelder im Projekt

  • Projekt-Management  90% 90%
  • Dokumenten-Management  85% 85%
  • Strategie | IT-Strategie 70% 70%
  • IT: Software-Architektur, Design- und Implementierung 45% 45%
  • Prozess-Analyse & Prozess-Design 25% 25%
  • Lieferanten-Management 70% 70%
  • Vertrags- und Preisverhandlungen 60% 60%
  • Change-Management 60% 60%
  • Schulung Führungskräfte und Mitarbeiter 60% 60%

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15 + 8 =

Verantwortlich für das Projekt:

Birthe Hartwigsen-Beyel

Birthe Hartwigsen-Beyel

STRATEGY PIRATES GmbH & Co. KG

“Change eröffnet Perspektiven.“

StrategyPirate®, langjährige Erfahrung in Projekt- und Linien-Managementfunktionen, Qualitäts- und Prozessmanager

 

Schwerpunktthemen:

Prozess- und Qualitäts-Management, Coaching im Change-Management, Projekt- und Impact-Management, (ISO 9001, ITSM, TQM, EFQM, BPMN), Produkt und Service Entwicklung, Leadership, Motivation, Training und –Coaching von Mitarbeitern und Management als Begleitung von Veränderungsprozessen

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